En tant qu’entrepreneur, vous avez beaucoup de documents à gérer, des contrats signés aux dessins d’atelier en passant par les rapports d’audit. Garder une trace de tout cela, en particulier dans le cadre d’un projet complexe, peut sembler fastidieux et long.
Toutefois, cette tâche ne doit pas glisser trop bas dans la liste de priorités, car certaines pertes et responsabilités n’ont rien à voir avec la négligence d’un entrepreneur dans le cadre d’un projet, mais découlent plutôt de son incapacité à fournir des détails sur les travaux effectués.
Voyez donc pourquoi, en tant qu’entrepreneur, il est si important de bien documenter vos dossiers, et obtenez des conseils sur les documents à conserver et les procédures de documentation appropriées.
Suivre la trace écrite
Des poursuites peuvent être engagées lorsqu’un client affirme que l’entrepreneur n’a pas achevé les travaux comme convenu ou qu’une négligence a entraîné des dommages matériels. Par exemple, si un client affirme qu’un défaut de matériau ou de conception a causé des dommages matériels, cela peut donner lieu à un procès coûteux.
Si vous ne pouvez pas fournir les documents relatifs aux matériaux que vous avez achetés ou aux fournisseurs que vous avez engagés, ou si vous ne pouvez pas vérifier le travail effectué par les sous-traitants, vous pourriez être tenu responsable, simplement parce que vous ne pouvez pas étayer vos affirmations. La responsabilité des entrepreneurs peut être engagée de nombreuses années après l’achèvement du projet; vous devriez donc conserver ces documents indéfiniment.
Documents et procédures
Le travail d’entrepreneur implique la gestion de beaucoup de documents. Mais si vous créez des procédures de documentation au début de chaque projet, la tenue de dossiers devient beaucoup moins difficile et vous garantit une trace écrite si votre travail est remis en question. Cela peut être aussi simple que de créer un dossier pour le projet ou aussi sophistiqué que de déployer une solution infonuagique de gestion de projets de construction.
À titre d’entrepreneur, il vous incombe de documenter le travail effectué et les matériaux utilisés pour réaliser un projet. Vous devez également conserver toute la correspondance avec le propriétaire, les architectes, les ingénieurs et les sous-traitants ayant participé au projet. Voici les différents types de documents que vous devez obtenir et tenir à jour pour en faciliter la consultation ou la vérification sur demande :
- Appels d’offres et estimations
- Contrats ou commandes de travaux
- Obligation d’exécuter le travail à accomplir
- Formulaires d’inspection du site
- Vérification des travaux achevés
- Relevés détaillants les matériaux livrés sur le chantier
- Rapports d’évaluation des risques
- Dossiers d’entretien des équipements
- Certificats d’assurance de vos sous-traitants
S’il est important de créer des procédures de documentation, il l’est tout autant de voir à ce que tous les directeurs, superviseurs, contremaîtres et travailleurs comprennent et respectent ces procédures. Une pratique exemplaire consiste à organiser un atelier sur les procédures de conservation des documents à l’intention de vos employés et à leur demander de signer un document confirmant qu’ils comprennent leurs responsabilités en la matière.
Comprendre votre rôle
Des chefs de projet aux architectes en passant par les ingénieurs, différents intervenants sont responsables de différents types de contrats et de documents.
Par exemple, si vous êtes le propriétaire d’une entreprise de construction, vous définissez l’envergure, le budget et le calendrier du projet, et vous êtes responsable de la conformité de tous les plans avec les codes, réglementations et normes applicables. Si vous êtes entrepreneur général, vous supervisez la construction du début à la fin, vous demandez toutes les autorisations et tous les permis de construction nécessaires, vous fournissez des conseils et une supervision sur place, et vous embauchez et formez les sous-traitants.
Il est important que les employés comprennent leur rôle dans le projet et leurs responsabilités en matière de documentation, en particulier lorsqu’ils travaillent en coordination avec différentes parties (comme les sous-traitants).
Une ressource utile est le Comité canadien des documents de construction (CCDC), qui offre différentes formules de contrat basées sur les normes de l’industrie afin de garantir l’équité pour toutes les parties engagées dans un projet de construction. Le comité comprend même un avocat de l’Association du Barreau canadien (section du droit de la construction), qui siège à titre de membre d’office.
L’entrepreneur et la diligence raisonnable
En tant qu’entrepreneur, il vous appartient de déterminer les documents et les contrats dont vous avez besoin pour vos activités particulières. L’obtention et la conservation des documents appropriés peuvent contribuer à réduire le risque de litiges futurs, et vous permettre de prouver votre cause si vous êtes accusé à tort de négligence.
Veillez à lire les documents du début à la fin. Il s’agit d’une étape essentielle pour vous assurer que tout est en ordre et que vous comprenez vos responsabilités afin de pouvoir les remplir et les documenter correctement. Il peut également s’avérer utile de garder un dossier sur les activités de construction. Ce dossier contiendra les rapports d’inspection et les listes de contrôle qui énumèrent toutes les obligations décrites dans le contrat, ainsi que quelques pratiques exemplaires supplémentaires.
Protégez-vous et protégez votre entreprise de construction
S’il est essentiel de disposer d’un système de tenue de dossiers adéquat, il est également important d’être prêt en cas de problème. C’est pourquoi il peut être utile de vous procurer l’assurance adéquate. En effet, avoir la bonne protection peut être extrêmement important, voire bénéfique. Pour en savoir plus sur la façon de vous protéger, votre entreprise et vous, consultez notre page Web consacrée à l’assurance des entrepreneurs dès aujourd’hui.
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