Établir un plan de continuité des activités solide pour votre petite entreprise

Les propriétaires de petite entreprise le savent bien : le temps est une ressource précieuse. Il n’y a jamais assez d’heures dans une journée pour ceux qui emploient toute leur énergie, leur clairvoyance et leur diplomatie à faire tourner la machine rondement. Bref, il est difficile de trouver du temps pour les réflexions hypothétiques quand on jongle avec une foule d’impératifs bien réels.

Malheureusement, les catastrophes frappent sans prévenir – et plus souvent qu’on le pense. Un incident soudain qui interrompt vos activités ou empêche vos employés talentueux de faire leur travail peut avoir des conséquences désastreuses, surtout si vous ne savez pas comment y réagir. Fuite de données, ouragan, incendie, éclosion d’un virus… Avec le bon plan de continuité des activités, votre petite entreprise peut surmonter de grands obstacles.

Qu’est-ce que la continuité des activités, et pourquoi est-ce si important?

Votre pire cauchemar professionnel devient réalité : un incident suspend toute activité dans votre entreprise. Tandis que vous voyez aux conséquences immédiates de l’inondation, de l’incendie, de la pandémie ou d’un autre événement grave, vous avez aussi des défis logistiques à relever : tâcher que les employés reprennent le travail, éviter toute coupure de l’approvisionnement en matériel, entretenir la demande pour vos services, etc.

Ce scénario vous donne des sueurs froides? Vous n’êtes pas seul. C’est là que le plan de continuité des activités entre en jeu : il s’agit d’anticiper les conséquences financières et opérationnelles d’une perturbation, pour prévoir les moyens d’assurer un retour à la normale des plus prompts.

La planification de la continuité des activités repose sur plusieurs éléments importants, dont l’évaluation des principaux risques et leur gestion à l’aide de plans d’urgence, d’une assurance des entreprises, et de plans de reprise et de continuité appropriés. Mais avant de vous pencher sur les détails, vous devez savoir exactement où en est votre entreprise – y compris quelles sont ses failles.

Comment mettre au point une stratégie?

Pour élaborer un plan de continuité approprié, il faut connaître les risques auxquels l’entreprise est exposée. Il est impossible de prévoir absolument tous les risques, mais reconnaître les principales menaces vous aidera à accélérer la remise sur pied de votre entreprise.

Analyse des répercussions sur les activités

Quelle que soit la taille de votre entreprise, une analyse des répercussions sur les activités vous aidera à prévoir l’effet d’une interruption majeure sur vos affaires. La première étape consiste à dresser la liste de vos services, produits et activités de première importance, puis de les classer en ordre de priorité. Vous saurez ainsi où concentrer votre attention.

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La probabilité que survienne un type d’incident donné est aussi à considérer. À ce chapitre, le domaine d’activité et l’emplacement de votre entreprise sont souvent des facteurs déterminants (par exemple, une entreprise installée en bordure d’une rivière est particulièrement vulnérable aux inondations). Il y a néanmoins des menaces quasi universelles qui planent sur les petites entreprises de tous les secteurs, comme les pandémies et les cyberrisques. Une stratégie moderne de continuité des activités devrait donc prévoir la meilleure façon de réagir en cas d’éclosion d’un virus et de surmonter les arnaques par hameçonnage, les attaques de maliciels et les innombrables autres cybermenaces qui guettent les appareils connectés.

Contenu du plan

Il existe un type de plan pour chaque aspect d’une situation d’urgence. Les trois qui suivent sont distincts, mais fonctionnent ensemble pour aider votre entreprise à se relever après une crise.

Le plan d’intervention est exécuté durant la crise pour gérer et contenir les dommages de l’incident, qu’il s’agisse d’une catastrophe naturelle, d’une atteinte à la sécurité ou d’une cyberattaque. Le but d’un tel plan est de limiter les dégâts, mais aussi les coûts de l’incident dans l’immédiat – une intervention importante à court terme.

Le plan de reprise après sinistre entre en jeu après cette réaction initiale. Il vous aide à mettre en place des mesures pour continuer de freiner les dommages et, comme le plan précédent, il doit définir clairement le rôle joué par chacun dans la reprise des activités.

Lorsqu’il est question de cyberrisques, le plan de reprise après sinistre porte avant tout sur les données : il prévoit par exemple la restauration de l’infrastructure informatique (même pour un très petit réseau) et la récupération des copies de sauvegarde stockées hors des lieux. Dans le cas des catastrophes naturelles, comme les inondations, les feux incontrôlés, les tremblements de terre et les ouragans, les mesures à prévoir sont tout autres : accès à une génératrice, ligne de communication directe avec les spécialistes en équipement et les fournisseurs, etc.

Le plan de continuité des activités, de portée plus vaste que le plan de reprise après sinistre, intègre souvent des éléments des autres plans. Il porte sur l’entreprise dans son ensemble, accordant généralement la priorité aux préoccupations d’affaires, comme trouver un lieu de travail sûr pour les employés et déployer des efforts de relations publiques pour limiter les dégâts. Il a aussi pour objectif d’assurer le fonctionnement ininterrompu des connexions réseau, de l’équipement et des applications essentielles.

Trois conseils pour élaborer un plan de continuité de qualité

Que votre entreprise soit petite ou grande, une foule d’éléments entrent en ligne de compte. Les modèles de plan de reprise après sinistre et de continuité des activités peuvent alors s’avérer utiles, car ils vous aident à organiser votre stratégie et vous amènent à réfléchir à des éléments auxquels vous n’aviez peut-être même pas pensé.

Cependant, tout plan peut et doit être adapté à la réalité de votre entreprise. Voici quelques conseils pour créer un plan de continuité à votre image.

1. Deux têtes valent mieux qu’une

Bien sûr, imaginer tous les scénarios catastrophes possibles n’a rien d’une partie de plaisir, mais en réunissant votre équipe pour discuter des risques flagrants (et moins flagrants) maintenant, vous serez en mesure de bien réagir à une crise plus tard.

Pour commencer, posez-vous des questions comme :

Notre bâtiment est-il vulnérable aux phénomènes météo extrêmes ou aux catastrophes naturelles? Si oui, vous pourriez prévoir un lieu de travail secondaire éloigné pour accueillir votre équipe en cas d’évacuation forcée. Envisagez aussi des moyens d’améliorer vos systèmes d’avertissement ou d’alarme actuels pour accélérer votre réaction.

Nos dossiers sont-ils à jour? En ayant sous la main une liste exhaustive des coordonnées importantes, comme celles des fournisseurs, des prestataires de services, des services d’urgence et des spécialistes en équipement, vous pourriez économiser beaucoup de temps et d’énergie au moment où vous serez occupé à vous démener pour empêcher l’aggravation des dommages et des pertes. À l’inverse, une liste de coordonnées désuète pourrait ralentir vos efforts de reprise de plusieurs heures, voire plusieurs jours.

Comment gérons-nous nos données? Devant les avancées du cybercrime, il est plus important que jamais de sauvegarder fréquemment vos fichiers essentiels sur un disque partagé ou externe. Les serveurs en nuage, par exemple, sont un bon moyen de récupérer vos données de façon sûre et rapide. Si vous n’avez pas de service des TI pour maintenir vos mesures de sécurité à jour, n’oubliez surtout pas de former vos employés sur la détection et la réduction des cyberrisques.

Sommes-nous une cible pour les voleurs et autres criminels? Si vous travaillez avec des matériaux ou des biens de grande valeur, des renseignements de nature délicate ou tout autre élément alléchant pour les voleurs, votre personnel doit savoir comment réagir en cas d’entrée par effraction ou de confrontation. Pensez aussi à moderniser vos systèmes de surveillance. Cette liste n’est qu’un simple point de départ : une tonne d’autres aspects peuvent influencer vos risques. C’est pourquoi il vaut mieux rassembler votre équipe pour les envisager sous tous les angles.

2. Diviser pour mieux régner

Tout le monde doit avoir – et connaître – son rôle dans la reprise des activités. Les situations d’urgence sont souvent chaotiques, et sans une répartition claire des tâches, la pagaille peut vite s’installer. Voici quelques idées à mijoter :

• Si vous n’avez pas d’équipe de relations publiques, désignez une personne responsable des communications en cas de crise (en rédigeant un énoncé à l’avance, vous faciliterez son travail).
• Veillez à ce que quelques employés aient une formation de base en premiers soins; ils pourront ainsi offrir une assistance immédiate en attendant l’arrivée des secours.
• Formez plus d’une personne sur les tâches importantes pour éviter que tout s’arrête en raison de l’absence d’un employé clé.
• Ne soyez pas la seule personne qui sait où se trouvent les documents importants : mettez un collègue dans le secret pour qu’il puisse accéder aux numéros d’urgence et aux documents d’assurance si vous n’êtes pas sur place.

Un plan de secours aidera votre entreprise à poursuivre son travail grâce à l’accès à distance aux données, aux arrangements externes et à des énoncés rédigés d’avance pour expliquer l’état de vos activités. Il peut aussi être utile de regrouper les employés en sous-équipes pour mieux organiser la réponse en cas de crise.

3. C’est en forgeant qu’on devient forgeron

Il ne suffit pas de mettre le plan de reprise en place : encore faut-il le tester et l’adapter régulièrement. Une fois que la marche à suivre en cas d’incendie, de cyberattaque, de vol ou d’autre sinistre est clairement communiquée (et consignée), il est pertinent de la mettre à l’essai.

Les exercices de simulation, les scénarios hypothétiques et la formation continue du personnel peuvent tous vous aider à vérifier si votre plan fonctionne bien. Vous avez trouvé un point faible? Rectifiez le tir! Le plus important en ce qui concerne un plan de continuité des activités, c’est qu’il fonctionne pour votre entreprise. Il faut donc le mettre à l’épreuve et le réviser souvent. Plus vous le mettez à l’essai, plus vous pouvez le raffiner, plus votre équipe le maîtrise, et mieux vous saurez réagir en cas d’urgence.

Faites appel à un expert

N’oubliez pas que bien des choses dépendent de votre plan de continuité des activités – y compris votre réputation. Et comme les nouvelles se répandent vite en cette ère du numérique, vous devez réagir aussi rapidement que possible pour rassurer vos clients et vos partenaires lorsqu’un incident entrave vos activités. Si vous communiquez honnêtement et efficacement tout en exécutant votre plan, vous avez de meilleures chances de conserver la loyauté de votre clientèle et votre avantage concurrentiel.

Selon la taille et la nature de votre entreprise, vous pourriez gagner à retenir les services d’experts pour élaborer de bons plans d’intervention, de reprise et de continuité. Les éléments à considérer sont nombreux, et comme on dit, « mieux vaut prévenir que guérir ». Un spécialiste en gestion des risques peut vous aider à évaluer les menaces et à enrichir votre stratégie de solutions de surveillance et de formation soigneusement choisies. Pour en savoir plus, visitez notre page consacrée au Service de prévention dès aujourd’hui!

Le présent billet est fourni uniquement à titre informatif et ne vise pas à remplacer les conseils de professionnels. Nous ne faisons aucune assertion et n’offrons aucune garantie relativement à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements contenus dans le présent document. Nous ne pourrons en aucun cas être tenus responsables des pertes pouvant découler de l’utilisation de ces renseignements.